Zaměstnavatel může zrušit i schválenou dovolenou. V takovém případě ale platí náklady

Letní dovolená bývá často naplánovaná dlouho dopředu. Výhodnější cena zájezdu, letenky za přijatelnou částku nebo ubytování, které se rychle vyprodává, svádějí k rychlé platbě. Jenže pokud ještě nemáte v práci schválený termín volna, ani zaplacený zájezd nemusí znamenat, že skutečně odjedete.

Z pohledu zaměstnance je nejbezpečnější postup jasný: nejdříve mít dovolenou prokazatelně schválenou nebo určenou zaměstnavatelem a teprve potom platit zájezd, letenky, ubytování či další výdaje. Pokud by zaměstnavatel později už schválenou dovolenou zrušil, změnil její termín nebo vás z ní odvolal, vzniká mu povinnost nahradit náklady, které vám tím bez vašeho zavinění vznikly.

Dovolenou neurčuje jen zaměstnanec

O čerpání dovolené rozhoduje zaměstnavatel. Zákoník práce mu ukládá, aby dovolenou rozvrhl tak, aby ji zaměstnanec zpravidla vyčerpal v roce, za který mu náleží. Při plánování ale nemůže hledět jen na chod firmy. Vedle provozních důvodů má zohlednit také oprávněné zájmy zaměstnance.

Zaměstnavatelé už nemají povinnost připravovat roční plán dovolených. V řadě firem se přesto dál používá, protože pomáhá sladit provoz s představami zaměstnanců. Pro pracovníky je takový plán praktický hlavně proto, že mohou včas oznámit preferovaný termín a vyhnout se situaci, kdy si dovolenou zaplatí dříve, než ji mají skutečně povolenou.

Právě prokazatelné schválení je v podobných případech zásadní. Nestačí jen předpoklad, že „to snad projde“. Pokud zaměstnavatel dovolenou neurčil ani neschválil a zaměstnanec si přesto zaplatí zájezd, případné storno poplatky jdou za ním.

Nejprve souhlas v práci, potom platba zájezdu

„Nejvhodnější chvílí k úhradě jakýchkoliv výdajů spojených s dovolenou je okamžik, kdy zaměstnavatel prokazatelně schválí nebo určí její čerpání. Pokud totiž následně již určenou dovolenou zruší, musí vám vzniklé náklady nahradit,“ vysvětluje Eduarda Hekšová, ředitelka spotřebitelské organizace dTest.

Může cestovní kancelář zdražit zájezd? Ano, může chtít víc, ale jen za přesných podmínek

V praxi to znamená, že se vyplatí mít schválení termínu doložitelné. Ideálně písemně, například e-mailem, přes interní systém nebo jinou cestou, kterou lze později prokázat. Ústní domluva může v běžném provozu stačit, ale při sporu se hůře dokládá.

Rozdíl mezi schválenou a neschválenou dovolenou může být finančně zásadní. Pokud zaměstnanec zaplatí dovolenou bez potvrzeného volna a zaměstnavatel mu termín nakonec neumožní čerpat, nelze po něm automaticky chtít náhradu storna. Jestliže ale zaměstnavatel nejprve termín schválí nebo určí a poté do něj zasáhne, odpovědnost za vzniklé náklady se přesouvá na něj.

Zrušení dovolené má být výjimečný krok

Schválená dovolená sice dává zaměstnanci mnohem silnější postavení, ani ona ale neznamená naprostou jistotu. Zaměstnavatel může už schválenou dovolenou změnit, zrušit nebo zaměstnance z dovolené odvolat. Nejde však o nástroj, který by měl používat libovolně.

„Zaměstnavatel může schválenou dovolenou zrušit nebo zaměstnance z dovolené odvolat kdykoliv,“ upřesňuje Eduarda Hekšová. Současně dodává, že takový postup nesmí být zlomyslný ani bezdůvodný a měl by přicházet v úvahu jen ve zcela výjimečných situacích.

Tři hotelové chyby, které dělá skoro každý. A zloději je dobře znají

Typicky by muselo jít o vážné a náhlé provozní okolnosti, jejichž řešení je přímo vázané na zaměstnance, který dovolenou čerpá. Zrušení volna má být až poslední možností, ne pohodlným řešením špatně naplánovaného provozu.

Důležité je i to, že zaměstnanec během dovolené nemusí být k zastižení. Zákoník práce sice umožňuje zaměstnavateli odvolat pracovníka z dovolené, ale neznamená to, že zaměstnanec musí na dovolené sledovat telefon, e-mail nebo firemní komunikaci. V některých případech tak může být samotné odvolání z dovolené prakticky obtížné.

Jaké náklady musí zaměstnavatel nahradit

Pokud zaměstnavatel změní nebo zruší už schválenou či určenou dovolenou, případně zaměstnance z dovolené odvolá, musí nahradit náklady, které zaměstnanci vznikly bez jeho zavinění. Může jít o částku zaplacenou za dovolenou, storno poplatky za zrušený zájezd, náklady na pojištění i další související výdaje.

Zaměstnanec ale musí tyto náklady doložit. Nestačí pouze říct, kolik ho zrušená dovolená stála. Potřebuje doklady o zaplacení, potvrzení o storno poplatcích, případně další dokumenty, z nichž je zřejmé, jaké výdaje mu kvůli zásahu zaměstnavatele vznikly.

Jestliže má zaměstnanec podezření, že zaměstnavatel právo zrušit dovolenou zneužil, může se obrátit na příslušný inspektorát práce. Pokud zaměstnavatel odmítne prokazatelné náklady nahradit, může se zaměstnanec domáhat náhrady soudní cestou.

Nejbezpečnější je proto jednoduché pravidlo: nejprve požádat o schválení konkrétního termínu, mít souhlas doložitelný a až potom dovolenou platit. Na samotné dovolené pak může zaměstnanec využít i své právo odpojit se od práce.

Zdroj: dTest